Fermeture et transfert au G/L des factures et reçus

Après avoir créé des factures de vente il faut normalement effectuer leur fermeture. Si vous avez sélectionné l'option de transfert des ventes immédiat dans la section financière des paramètres administratifs, vous n'aurez pas à utiliser cette option.

La majorité des entreprises ne ferment pas immédiatement leurs factures de vente, pour être en mesure d'effectuer des corrections.

Une facture qui n'est pas transférée n'apparait pas dans les écritures de grand-livre et si portée au compte client, n'apparait pas encore dans le compte client. Une fois transférée (comptabilisée) la facture ne peut plus être modifiée. De plus, les taxes de vente deviennent exigibles.

Lorsque la fenêtre de fermeture apparait, toutes les factures non-transférées figurent dans le tableau.

Par défaut, elles sont toutes sélectionnées pour le transfert en allant dans les paramètres administratifs, dans la section des Options Spéciales, vous pouvez modifier les critères de sélection dans la rubrique Facturation Sélective.

Il est possible de modifier le tri du tableau en cliquant les points jaunes (indiqué par les flèches rouges, dans l'exemple ci-bas), lorsqu'un tri modifié est affiché, le point jaune devient vert pour indiquer un tri actif.

Le tableau de fermeture contient le détail des paiements reçus pour les factures sélectionnées. Vous pouvez utiliser ce tableau de fermeture au lieu de la fermeture de caisse si vous désirez comptabiliser les factures d'un seul coup à chaque jour. Vous devrez utiliser cette fermeture même si vous effectuer la fermeture de caisse.

Pour effectuer le transfert, il faut cliquer le bouton Fermeture et Transfert. Si une facture contient une erreur causée par un compte de G/L manquant, une catégorie erronée ou autre, un message d'erreur sera affiché et le processus de transfert arrêté à la facture en erreur.

Le bouton Test permet de simuler une fermeture sans l'effectuer. Si parmi un lot de factures une erreur s'est glissée, le test affichera la raison de l'erreur.

Dans ce cas-ci la facture 1439 indique une transaction incomplète au niveau du compte encaisse. On a les taxes et les revenus, donc produits OK, mais pas de compte d'encaisse donc la cause la plus probable est un classement client incomplet au niveau des comptes ou un compte de G/L qui n'existe plus. Le bouton permet de recharger la facture pour corriger la situation. Dans certains cas il sera nécessaire de corriger le classement client ou la charte avant.

La colonne état, contient un des quatre statuts possibles pour une facture:

- ouvert: signifie une facture originale
- modifié: signifie une facture qui a reçu une ou plusieurs modifications
- fermé: signifie une facture verrouillée par la fermeture de tiroir caisse qui ne peut plus être modifiée
- comptabilisé: signifie une facture qui a déjà été traité par la Fermeture des ventes

La colonne PFX (préfixe de facture) est normalement vide. Si vous utilisez les outils de suivi des factures, ou de facturation sélective, ou encore inscrivez manuellement un contenu dans la case préfixe de la facturation, vous verrez le code inscrit.

Pour les modules Suivi de Facture et Facturation Sélective:
E signifie Emballé, T signifie en Transit, * signifie Livré/Terminé.

La fonction d'analyse de règlement permet de voir la distribution du règlement pour un type donné. Ceci permet de détecter rapidement les erreurs de multi-reglements ou disparités de caisse.