Analyse et diagnostics du Grand Livre (G/L)

Cet outil permet de vérifier l'intégrité des transactions et l'état des balances du G/L avant de produire des états financiers ou d'effectuer la fermeture fiscale. L'usage de cette vérification est fortement recommendée avant toute fermeture.

L'analyse 1 permet de vérifier l'état du G/L avant de produire les états financiers ou d'effectuer une fermeture. Les analyses 2 et 3 permettent de vérifier l'état des auxiliaires à recevoir et à payer versus le G/L. Cette analyse exaustive détecte les transactions additionnelles et les ajustements sans écriture qui débalancent le solde du G/L et le solde des auxiliaires. l'analyse 4 permet de vérifier l'inclusion de tous les comptes de la charte dans le bilan ou l'état des résultats. Tout compte manquant est affiché dans un tableau.

Cette portion analyse le G/L et les transactions. Elle comporte 4 parties d'analyse dont les 3 dernières sont automatisées. La première (Balance des transactions) vérifie le solde créditeur et débiteur de chaque transaction. Si un écart est détecté la transaction est affichée dans un tableau permettant son visionnement. Ces transactions débalancées doivent être corrigées manuellement avec l'outil des écritures. La deuxième (Synchronisation des dates/périodes) vérifie la date de la transaction et la période dans laquelle celle-ci est inscrite. Si une correction est requise le système l'effectue automatiquement sans assistance. La troisième (Correction des soldes statiques) effectue la remise en place des balances statiques du G/L. Si une transaction a été corrigée dans la première partie il sera normal que le système effectue une correction dans la partie 3. Les corrections sont automatisées. La quatrième (Balance de vérification globale) est une vérification finale en effectuant une balance de vérification pour chaque période du G/L incluant la balance initiale. Si un écart est détecté dans la balance initiale les 25 périodes auront le même débalancement.

L'analyse des comptes à recevoir et des comptes à payer permet de détecter toute anomalie résultant d'un ajustement aux auxiliaires, d'une écriture additionnelle impliquant le compte à recevoir ou à payer du G/L ou d'une modification d'écriture impliquant ces comptes.

Lorsque déclanchée, l'analyse des auxiliaires affiche tout d'abord le résultat de la balance de l'auxiliaire et du G/L. Si un écart est détecté, il sera affiché en rouge ou en vert (selon créditeur ou débiteur). Un tableau périodique avec les soldes G/L et auxiliaire est affiché par la suite. Dans ce tableau les périodes débalancées indiquent une différence.

Dans cet exemple, une différence de 50.00 est affichée à partir de novembre. Sous le tableau périodique, un diagnostic de base est affiché qui la plupart du temps suffit à déterminer la source du débalancement. Dans cet exemple, un ajustement sans écriture de 50.00 est la source de l'écart. Si plus de détails sur l'écart est requis, on peut cliquer sur la période et l'analyse détaillée périodique sera activée. Il faut tenir compte que le diagnostic affiche toute anomalie potentielle ceci ne veut pas dire de façon absolue qu'une inscription représente une erreur.

Par exemple, si une écriture au compte à recevoir de 100.00 est ajoutée ainsi qu'un ajustement sans écriture pour le même montant, le diagnostic affichera les deux événements comme potentiellement source d'erreur. La raison est simplement que les deux événements n'ont pas été créés ensemble.

L'analyse périodique affiche un tableau qui du côté gauche montre les écritures additionnelles ou débalancées par rapport à l'auxiliaire. Le côté droit du tableau indique la même information du point de vue auxiliaire.