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Rapports
Production


Location d'Items

Un système de location complet a été intégré dans la facturation de WEBMINO (AOUT 2019)
Pour activer ce système dans votre compagnie de votre choix, veuillez appeler au (514) 617-7817.

Pour utiliser le système voici les étapes à suivre et les outils reliés à la location:


1) Portion Inventaire

Dans la fiche inventaire, il faut choisir le type LOCATION (il sera disponible si le système est activé)

Une fois sauvegardé cet item présentera une section location au bas qui remplacera la section des Susbstituts et Formats.

Dans cette section vous retrouverez les infos des locations et commandes de location pour cet item. En cliquant le calendrier vous accéderez au calendrier de 9 mois des locations pour cet item.
Notez que cette page apparait dans un nouvel onglet et ne comporte pas de menu ou d'options autre que le déplacement +- 9 mois.

Un nouvel outil dans le menu INVENTAIRE - Inventaire en Location présentera votre inventaire loué sous forme de tableau. Si un item n'est pas loué ou réservé, il n'apparaitra pas dans ce tableau.


2) Portion Facturation et Commande


Dans la facturation régulière, si le système est activé, une colonne LOCATION apparaitra dans le tableau des articles.

Lorsqu'un item de location est choisi, deux champs de date et une option de durée seront visibles.
La date du jour apparait par défaut. Elle peut être changée manuellement et selon la case QUANTITÉ le nombre de jours sera ajouté dans la date de retour.

Pour une facture ou commande existante, la couleur de la colonne peut être rouge ou verte selon le statut de l'item.

Pour une nouvelle facture si la colonne est orange, c'est que les dates choisies ne sont pas disponibles.

Vous pouvez également choisir la date avec en cliquant qui fera apparaitre l'outil de sélection de date.

Avec cet outil, vous pourrez voir les dates réservées et les locations-réservations dans un tableau pour cet item. Vous pouvez déplacer le calendrier et faire votre choix de date.

REGLES DE SAUVEGARDE: La sauvegarde d'un nouveau document fera la réservation dans le calendrier de location. La modification changera les dates et ajustera le calendrier.

Pour une facture seulement, les items RETOURNÉS seront enlevés du calendrier actif et placés dans l'archive de location.

IMPORTANT: Lorsqu'une commande est facturée, les items transférés sur la facture appartiennent maintenant à la facture pour le calendrier et ne sont plus liés au calendrier de la commande même si celle-ci n'est pas fermée.

Le visionnement rapide de de facture ou commande montrera aussi les infos de locations soit du calendrier courant (commandes ouvertes et factures pour les items non retournés) ou du calendrier des archives (factures fermées ou items retournés).


3) Traitement des Locations

Les locations apparaissent dans le module CRM, soit les calendriers et les choses à surveiller. Il peuvent mener au document qui concerne la location.
Pour traiter efficacement les locations, un nouvel outil CONSOLE DE LOCATION a été crée. Il permet le visionnement des locations SORTANTES et ENTRANTES. C'est le SEUL OUTIL qui permet la signalisation et changemenent de statut pour les items de locations.

Dans le cas ci-haut le MODE SORTIE est sélectionné et le STATUT OK est affiché pour indiquer que les items sont disponibles. En sélectionnant ce document les outils suivants apparaissent:

Comme dans la console d'expédition, il est possible d'imprimer les documents pertinent pour le chauffeur en cas de livraison ou encore pour la signature du client.
IMPORTANT c'est avec cet outil que vous allez signaler la sortie (ou prise de possession des items par le client).
Par exemple le lendemain en MODE ENTREE cette facture sera visible et en attente de retour.

Une fois sélectionnée, il sera possible de signaler le retour des items.

*** DANS CE CAS IL S'AGIT D'UNE FACTURE et puisque logiquement la facture est réglée elle ne subira plus de modification. Donc le système doit s'occuper sur le champ de transférer la location au archives dès la réception de l'item.

Dans le cas d'une commande, l'item recevra uniquement le statut de RETOURNÉ et la commande attendra d'être facturée pour la suite.


En activant le MODE ENTREE et le MODE 7 JOURS, on peut voir les locations à venir pour la prochaine semaine.