Cette section permet la création et la mise à jour des fiches de clients. Elle permet également la consultation rapide des soldes dûs d'un client.

Initialement la recherche est présentée pour la sélection du client ou la création d'une nouvelle fiche selon le besoin.
Pour faciliter la distinction des fiches, la recherche présente les clients avec soldes en vert.

La fiche client contient toutes les informations relatives à un client, son historique et son état de compte.

Parmi les champs à surveiller, figurent:

- Code Client : Peut être attribué automatiquement par le logiciel ou par l'usager, mais ne peut plus être modifié une fois le compte créé sans passer, par l'outil de changement

- Classement: Le classement doit obligatoirement être défini et détermine le comportement comptable de ce client.

- Vendeur: Si un vendeur est spécifié et que le paramètre ( utiliser le vendeur de la fiche-client ) est activé, la facturation sélectionnera automatiquement ce vendeur à la création d'une facture pour ce client.

- Courriels: Deux courriels peuvent être spécifiés. Si un courriel est présent dans la case (états de comptes) il sera utilisé pour ceux-ci. Sinon le courriel (ventes) est utilisé par défaut.

- Colonne de prix de vente: Détermine le niveau de prix par défaut de l'inventaire, pour les items lors de la facturation.

- Langue des imprimés: Détermine la langue des documents imprimés pour ces clients (factures, états de comptes etc.)

-Taxes de vente: Détermine le pallier de taxe appliquée pour ce client.

- No. de Carte/Alias: Contient un code modifiable en tout temps qui permet d'identifier le client rapidement à la facturation. Exemple: une carte de membre avec un numéro unique que le client présente lors de ses achats.

- Client alternatif pour C.A.R.: Cette case spéciale peut contenir un code client qui désigne le récipiendaire des comptes à recevoir issus de toute facture chargée pour ce cilent. Exemple: La maison-mère serait le client alternatif pour cette succursale ( fiche-client ).

Le bouton publipostage prépare une étiquette postale qui est placée dans le presse-papier de Windows ( un avertissement de votre fureteur demande l'accès au presse-papier, afin de copier l'information que vous pourrez utiliser dans votre logiciel de publipostage, exemple: Microsoft Office.)

Il est possible d'afficher un signalement ou message prioritaire dans la facturation, bon de travails, etc... pour un client en inscrivant le message désiré entre les deux balises SIGNAL comme ci-haut.

Il est également possible de signaler des intructions pour l'option de livraison directe (DROP-SHIP) dans les commandes d'achats en inscrivant le message désiré entre les deux balises DROPSHIP comme ci-bas.

FICHE CLIENT

COMMANDE ACHAT

Dans la partie gauche en haut, il une inscription qui permet de savoir quel est le dernier courriel envoyé par le système au client.

En cliquant cette information une fenêtre avec la liste historique des derniers courriels apparait.

Documents Visuels: Il est possible de relier des documents visuels à cette fiche-client que vous aurez téléchargé dans la banque image de cette compagnie.

Le bouton permet d'ajouter un document pour lequel inscrire une description, une date, et un type ( image, .pdf, autre). C'est une option pratique pour joindre une référence visuelle (travaux, installation) à un dossier client.

Articles Spécifiques: Cette section peut contenir des items qui serviront soit:

- Un item pour lequel un client a négocié un prix spécifique: Lors de la vente de cet item au client, le prix négocié sera choisi automatiquement.

- Un item laissé en consignation au client: Cette option sert souvent en alimentation pour déterminer la quantité à facturer.
Exemple: Une quantité de 10 (normale ou PAR) sera laissé au client et périodiquement le représentant vérifie la quantité restante sur les tablettes et facturera la différence au client en plus de commander la quantité pour combler la normale.

- Un item pour lequel le client reçoit une gratuité conditionnelle: Cette option est presque exclusivement utilisée en alimentation. Elle permet de spécifier soit une escompte ou une gratuité en fonction de dates ou de quantités achetées pour une période donnée.

Compte-Client :Cette section affiche l'état de compte du client. Le mode courant est affiché par défaut, le bouton historique du compte permet de visualiser les factures et paiements plus anciens. Le bouton ouvrir les encaissements sert de raccourci vers le module des encaissements.
Le numéro de transaction à droite peut être cliqué pour visualiser la transaction dans une fenêtre.

Historique Client: L'onglet historique de la fiche-client contient les historiques permanente des commandes, factures et articles de ce client. Il est possible de changer le tri en cliquant les titres qui ont un led jaune à côté. Si le led est vert alors ce tri est actif.
On peut également modifier le champ des dates de l'historique visible.

* En cliquant les hyperliens de l'historique ou de l'état de compte, on fait apparaître le document visé dans une fenêtre.