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La facturation permet de créer les factures de ventes, les commandes et les soumissions. Selon la méthode employée on peut
soit: Pour les instructions complètes concernant les items de location CLIQUEZ ICI Pour entrer une facture voici les étapes à suivre:
Pour la sélection du client il existe 3 options: 1) Cliquer sur la loupe et choisir le client à partir de la recherche. 2) Création d'un nouveau client et entrée des informations du client. (NOUVELLE MÉTHODE 2021-04-01) Complétez les infos du client et cliquer le bouton de sauvegarde, pour effectuer la création du compte client immédiatement. 3) Client détaillé sans créer de compte-client (vente au comptant) ou mise à jour de infos du client: Normalement pour une vente au comptant, aucune information n'est entrées, parcontre, si vous désirez spécifier le nom et les coordonnées pour un client comptant, il faut si la suite de numéro est gérée automatiquement, entrez les infos et par la suite vider la case du Code Client et peser la touche "Enter" . Il est également possible de corriger les informations d'un compte-client existant, après avoir sélectionné le client, en cliquant le bouton la fenêtre ci-dessous apparaît et vous puvez effectuer vos corrections. Pour enregistrer les changements, cliquer sur le bouton .
Pour entrer vos items de vente, vous pouvez inscrire le code et peser la touche "Enter", utiliser un lecteur de code à barres ou encore cliquer sur le bouton pour activer la recherche. Vous pouvez également inscrire un commentaire, tappez simplement le commentaire dans la case description sans mettre de code de produit et confirmer avec la touche "Enter". Si le mode Point de vente est activé, aussitôt que vous entrez votre code produit, la ligne est complétée et le système est en attente pour le prochain produit. En mode Point de vente, pour une ligne existante dans la facture, le mode point de vente se trouve désactivé si vous modifiez la ligne. ........................................................................... Si vous utilisez la facturation de comptoir les procédures d'items sont différentes. La facturation de comptoir utilise une ligne de travail, (en jaune) sur laquelle l'entrée de donnée est faite. En dessous, dans la section des infos pour l'item en cours, on retrouve les produits reliés qui proviennent de la section ACCESSOIRES de l'onglet CATALOGUE de la fiche de produit. On peut ajouter ces items à la facture avec le bouton (indiqué par la flèche rouge) Sur confirmation de la ligne (mode Point de vente ou non) la ligne complétée se retrouve dans les lignes de détails. Pour modifier un item dans les lignes de détails, cliquer sur le code de produit et cet item se retrouvera dans la ligne de travail. Suite à sa confirmation, il reprend sa place dans les lignes de détails. ............................................................................................................................................. Si l'item facturé est un ensemble (un kit), l'item est ses composantes seront de couleur BLEU pour les distinguer des items réguliers. Pour un ensemble si la composante n'est pas imprimée sur la facture, un petit icone indiquera cette option. Le bouton à gauche du code de produit permet d'insérer une ligne. Le bouton permet d'effacer une ligne Le bouton fait apparaitre la fenêtre d'information sur le produit: Pour un assemblage, le nombre possible à assembler selon les composantes apparaitra à coté du petit icone, et celui-ci permet si activé, d'assembler sur le champ ce produit. Consultez la section assemblage pour les détails. Si les lots sont activés pour un item et que celui est obligatoire, il faudra choisir un lot pour obtenir la SAUVEGARDE possible de la facture. Le bouton ÉVALUER LES PROMOTIONS permet au système d'évaluer les promotions contenues dans les items spécifiques du client. Ceci sert surtout en alimentation où certains escomptes ou gratuités sont offertes selon un nombre d'tiems achetés dans un lapse de temps déterminé par la section des items spécifiques. APPLICATION D'UN TAUX DE CHANGE (DÉCEMBRE 2022) Si l'option d'activation du module Échange Monétaire est activé dans le COMPORTEMENT OPÉRATIONNEL des PARAMETRES ADMINISTRATIFS, les outils de taux de change seront affichés. Si vous mettez à jour le registre du taux de change (voir plus bas) vous pourrez sélectionner la devise de votre choix pour avoir le taux du jour. 3 outils sont offert pour appliquer un taux de change. OUTIL 1: Cet outil effectue une conversion sur les items de la facture en modifiant les montant au taux sélectionné. L'outil d'application direct du taux de change est utilisé sur une FACTURE EXISTANTE( donc PAS SUR UNE NOUVELLE FACTURE NON-SAUVEGARDÉE) fait en dollars canadiens que l'on recharge pour appliquer le taux désiré et l'imprimer et l'envoyer au client. Cet outil modifie les prix et ajoute un commentaire indiquant la devise sélectionnée. Le bouton SAUVEGARDE est enlevé (pour éviter les erreurs) et le bouton IMPRESSION est disponible. OUTIL 2: Cet outil défait la conversion de l'outil 1 et remet les items au prix par défaut pour ce client. OUTIL 3: Cet outil effectue une conversion inverse sur les items de la facture en modifiant les montant au taux sélectionné. L'outil de reversement du taux de change est utilisé sur une FACTURE EXISTANTE( donc PAS SUR UNE NOUVELLE FACTURE NON-SAUVEGARDÉE) fait en devise étrangère que l'on recharge pour la remettre en devise canadienne et la sauvegarder. Normalement cet outil est utilisé pour rééquilibrer une facture faite en devise étrangère qui a été envoyée au client. Elle remet les prix en devise canadienne (donc inverse le taux de change choisi).
Le bouton HISTORIQUE DES ACHATS permet de basculer la facture en mode historique (les items sont remplacés par un tableau des 500 derniers achats avec le prix et escompte pour ce client. Si le bouton est cliqué cet item sera ajout à la facture au prix payé dans l'historique. La facture peut également àªtre consultée en cliquant le numéro. Pour revenir à la facture il faut cliquer le bouton Retour à la Facture.
Le bouton fait apparaitre la section qui permet de mettre le produit à commander. Ces produits peuvent àªtre traité dans la section des produits à commander.
Le bouton fait apparaitre le calculateur de profit pour aider le vendeur dans son calcul de prix ou la sélection de prix disponibles (encerclée en rouge). Dans le calculateur de la facturation régulière à droite, on retrouve les produits reliés qui proviennent de la section ACCESSOIRES de l'onglet CATALOGUE de la fiche de produit. On peut ajouter ces items à la facture avec le bouton (indiqué par la flèche rouge)
Si la fiche de l'item contient un format de vente, le calculateur de surface apparaitra. On peut s'en servir pour déterminer un surface à couvrir avec le format de vente du produit.
Le bouton fait apparaitre le bloc-notes pour entrer des commentaires très long qui devront être fragmentés sur plusieures lignes. En cliquant le bouton la ligne sera fragmentée sur le nombre de lignes requises. Le bouton permet de convertir un pourcentage d'escompte inscrit en montant. Le bouton sur chaque ligne permet de détaxer le montant inscrit dans la case Prix unitaire.
Selon les paramètres de votre profil, vous pouvez modifier une facture ouverte existante. Il n'est pas possible de choisir une facture comptabilisée (fermée). POUR modifier une facture ouverte, cliquer sur le bouton Chargement. Une recherche spécifique à la facturation apparaitra.
si vous avez le numéro de facture vous pouvez l'inscrire dans la section document direct et cliquer sur le bouton Charger. Par défaut, la recherche affiche seulement les factures ouvertes. Si vous voulez voir les factures fermées il faut cliquer l'option Voir tous les documents. (en jaune)
Dans la grille de recherche le bouton vous permet de visualiser le résumé de la facture.
Sur sélection de la facture elle sera chargée et selon son état portera une note sous la section du client.
Si l'option de visualisation des commandes ouvertes, est activée dans les paramètres d'opérations, lors de la création d'une nouvelle facture apres la sélection du client apparaîtra les commandes et soumissions ouvertes pour ce client. L'hyperlien du numéro de document (en rouge) permet de le visualiser et le bouton importe le document directement dans la facture.
Le mot Facturation dans le centre de la facture (voir image du haut) est cliquable, il fait basculer le mode facture, en mode Commande et le mode commande en mode Soumission.
Par exemple dans une commande vous aurez un bouton Fermeture qui vous permet fermer de façon anticipée.
En mode commande, un bouton dépôt vous permet d'inscrire un dépôt (ou d'en ajouter un) et Créer automatiquement un reçu acompte pour chaque dépôt ajoutés. En cliquant le bouton dépôt vous verrez la section de remises. Si un dépôt existe déjà une rubrique Liste des dépôts appraitra à gauche pour vous permettre de visualiser les dépôts reçus. Fonction de marquage en bleu ou renversé de certains items sur la facture PDF (février 2024)
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