La facturation permet de créer les factures de ventes, les commandes et les soumissions. Selon la méthode employée on peut soit:

Effecuter des ventes de produits et mettre à jour l'inventaire.
Effecuter des ventes de services.
Créer des commandes de vente.
Créer des soumissions.
Porter le montant total au compte du client (recevables).
Encaisser le total immédiatement.

Pour entrer une facture voici les étapes à suivre:

1) Choisir le vendeur s'il y a lieu.
2) Choisir le client ou activer l'option de nouveau client ou laisser en blanc pour une vente au comptant.
3) Entrez vos produits et/ou services avec les quantités et les prix.
4) Par défaut, le total de la facture sera portée au compte du client. Il est possible d'effectuer un règlement immédiat en cliquant le bouton.

Pour la sélection du client il existe 3 options:

1) Cliquer sur la loupe et choisir le client à partir de la recherche.

2) Création d'un nouveau client et entrée des informations du client. (NOUVELLE MÉTHODE 2021-04-01)
Selon la configuration des compteurs le numéro de client peut être géré automatiquement. Dans ce cas, il suffit de cliquer le bouton et le prochain numéro de client disponbile apparaitra ainsi que la suite de champs pour entrer des informations.
Si le numéro de client n'est pas géré automatiquement, il faut simplement entrer le nouveau code client de votre choix.

Complétez les infos du client et cliquer le bouton de sauvegarde, pour effectuer la création du compte client immédiatement.
Le compte est créé peu importe si la facture est complétée ou non !

3) Client détaillé sans créer de compte-client (vente au comptant) ou mise à jour de infos du client: Normalement pour une vente au comptant, aucune information n'est entrées, parcontre, si vous désirez spécifier le nom et les coordonnées pour un client comptant, il faut si la suite de numéro est gérée automatiquement, entrez les infos et par la suite vider la case du Code Client et peser la touche "Enter" .

Il est également possible de corriger les informations d'un compte-client existant, après avoir sélectionné le client, en cliquant le bouton la fenêtre ci-dessous apparaît et vous puvez effectuer vos corrections. Pour enregistrer les changements, cliquer sur le bouton .

Pour entrer vos items de vente, vous pouvez inscrire le code et peser la touche "Enter", utiliser un lecteur de code à barres ou encore cliquer sur le bouton pour activer la recherche. Vous pouvez également inscrire un commentaire, tappez simplement le commentaire dans la case description sans mettre de code de produit et confirmer avec la touche "Enter".

Si le mode Point de vente est activé, aussitôt que vous entrez votre code produit, la ligne est complétée et le système est en attente pour le prochain produit.

Si le mode Point de vente n'est pas activé, vous pourrez confirmer quantité, description, prix, escompte, niveaux de taxes et numéro de série avant la confirmation de la ligne.

En mode Point de vente, pour une ligne existante dans la facture, le mode point de vente se trouve désactivé si vous modifiez la ligne.

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Si vous utilisez la facturation de comptoir les procédures d'items sont différentes.

La facturation de comptoir utilise une ligne de travail, (en jaune) sur laquelle l'entrée de donnée est faite.

En dessous, dans la section des infos pour l'item en cours, on retrouve les produits reliés qui proviennent de la section ACCESSOIRES de l'onglet CATALOGUE de la fiche de produit. On peut ajouter ces items à la facture avec le bouton (indiqué par la flèche rouge)

Sur confirmation de la ligne (mode Point de vente ou non) la ligne complétée se retrouve dans les lignes de détails. Pour modifier un item dans les lignes de détails, cliquer sur le code de produit et cet item se retrouvera dans la ligne de travail. Suite à sa confirmation, il reprend sa place dans les lignes de détails.

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Si l'item facturé est un ensemble (un kit), l'item est ses composantes seront de couleur BLEU pour les distinguer des items réguliers.

Pour un ensemble si la composante n'est pas imprimée sur la facture, un petit icone indiquera cette option.

Le bouton à gauche du code de produit permet d'insérer une ligne.

Le bouton permet d'effacer une ligne

Le bouton fait apparaitre la fenêtre d'information sur le produit:

Pour un assemblage, le nombre possible à assembler selon les composantes apparaitra à coté du petit icone, et celui-ci permet si activé, d'assembler sur le champ ce produit. Consultez la section assemblage pour les détails.

Si les lots sont activés pour un item et que celui est obligatoire, il faudra choisir un lot pour obtenir la SAUVEGARDE possible de la facture.


Si le lot doit être choisi (obligatoire ou non) cliquez sur l'icone de lot pour obtenir la sélection de lot.

Un fois le lot choisi, vous verrez l'icone en vert avec l'inscription du lot.

Pour mettre à jour le Registre des taux de change: Allez dans les PARAMETRES ADMINISTRATIFS vous trouverez la rubrique TAUX DE CHANGE.

Dans cette fonction vous pouvez mettre à jour automatiquement le tableau via la centrale mondiale du taux de change par internet. Le système ajoutera les lignes manquantes aux tableau. Vous pouvez manuellement mettre a jour les taux et valeurs ou effacer les lignes du tableau si désiré. Vous pouvez choisir un compte de dépense pour activer la fonction (INSCRIRE LE MONTANT DU TAUX DE CHANGE) par la recherche ou manuellement. Un compte débiteur est exigé. Une option de copie permet de copier le compte de la ligne 1 vers les autres lignes du tableau.

Le bouton HISTORIQUE DES ACHATS permet de basculer la facture en mode historique (les items sont remplacés par un tableau des 500 derniers achats avec le prix et escompte pour ce client. Si le bouton est cliqué cet item sera ajout à la facture au prix payé dans l'historique. La facture peut également àªtre consultée en cliquant le numéro. Pour revenir à  la facture il faut cliquer le bouton Retour à  la Facture.

Le bouton fait apparaitre la section qui permet de mettre le produit à  commander. Ces produits peuvent àªtre traité dans la section des produits à  commander.

Le bouton fait apparaitre le calculateur de profit pour aider le vendeur dans son calcul de prix ou la sélection de prix disponibles (encerclée en rouge).

Dans le calculateur de la facturation régulière à droite, on retrouve les produits reliés qui proviennent de la section ACCESSOIRES de l'onglet CATALOGUE de la fiche de produit. On peut ajouter ces items à la facture avec le bouton (indiqué par la flèche rouge)

Si la fiche de l'item contient un format de vente, le calculateur de surface apparaitra. On peut s'en servir pour déterminer un surface à couvrir avec le format de vente du produit.

Le bouton fait apparaitre le bloc-notes pour entrer des commentaires très long qui devront être fragmentés sur plusieures lignes.

En cliquant le bouton la ligne sera fragmentée sur le nombre de lignes requises.

Le bouton permet de convertir un pourcentage d'escompte inscrit en montant.

Le bouton sur chaque ligne permet de détaxer le montant inscrit dans la case Prix unitaire.

Si la facture est réglée par le client, (n'est pas portée au compte) en cliquant le bouton règlement, la section suivante apparaît à la droite de la facture. Vous pouvez inscrire le montant remis par le client dans une ou plusieurs cases de règelement. Si un ou des dépôts existent (pour un importation de commande) vous verrez le montant total des dépôts et il sera appliqué automatiquement à  la remise. * cliquer sur le bouton = à la droite de la case de règlement pour immédiatement inscrire la balance dûe.

La suite de boutons au centre vous permettent certaines opérations spécifiques. Le bouton Copie et Crédit permettent de chosir une facture existante et de la copie dans une nouvelle facture (le bouton crédit inverse les quantités pour faire un crédit). Le bouton Import.Com. permet de choisir une commande client ou une soumission pour en facturer le contenu. Le bouton Chargement permet de reprendre une facture existante pour la modifier ou juste l'imprimer selon son statut.

Selon les paramètres de votre profil, vous pouvez modifier une facture ouverte existante. Il n'est pas possible de choisir une facture comptabilisée (fermée). POUR modifier une facture ouverte, cliquer sur le bouton Chargement. Une recherche spécifique à la facturation apparaitra.

si vous avez le numéro de facture vous pouvez l'inscrire dans la section document direct et cliquer sur le bouton Charger.

Par défaut, la recherche affiche seulement les factures ouvertes. Si vous voulez voir les factures fermées il faut cliquer l'option Voir tous les documents. (en jaune)

Dans la grille de recherche le bouton vous permet de visualiser le résumé de la facture.

Sur sélection de la facture elle sera chargée et selon son état portera une note sous la section du client.

Si l'option de visualisation des commandes ouvertes, est activée dans les paramètres d'opérations, lors de la création d'une nouvelle facture apres la sélection du client apparaîtra les commandes et soumissions ouvertes pour ce client. L'hyperlien du numéro de document (en rouge) permet de le visualiser et le bouton importe le document directement dans la facture.

Le mot Facturation dans le centre de la facture (voir image du haut) est cliquable, il fait basculer le mode facture, en mode Commande et le mode commande en mode Soumission.

Si vous êtes dans un autre mode que la facturation, certaines rubriques porteront des noms différents. Vous verrez également certaines informations de plus ou de moins selon de type de document que vous aurez choisi.

Par exemple dans une commande vous aurez un bouton Fermeture qui vous permet fermer de façon anticipée.

	Il est possible de marquer certains items ou commentaires sur une facture pour le marquage en bleu ou noir inversé (comme les chèques) pour attirer l'attention sur des lignes de la facture.
	Vous pouvez mettre le code TRACK dans le numéro de série manuellement pour aviser la fonction d'impression (factures seulement).
Vous pouvez également automatiser cette fonctionnalité en activant dans la fiche de produit le signalement sans rien mettre dans les deux champs de signalement. Le produit chargé dans la facture sera marqué automatiquement. Une commande ou bon de travail qui contient cet article sera revisé pour le marquage automatiquement lors de son importation ou transformation en facture (bouton bleu FACTURER).

Pour le règlement d'une facture crée par inportation de commande ou bon de travail peut comporter un dépôt. La section avec la rubrique REFERENCE DOCUMENT indiquera si un dépôt a été donné sur la commande ou bon de travail. En cliquant la liste des dépôts vous pourrez visionner les reçus de dépôt.
Si un dépôt existe pour la REFERENCE, lorsque vous cliquez le bouton REGLEMENT vous verrez le montant du dépôt applicable et la somme restante due.
	Par défaut (SANS REGLEMENT) le montant sera porté au compte-client normalement. La différence due sera la balance du compte client.
Si le montant restant est remis au complet, vous verrez la mention du dépôt appliqué avec le montant du dépôt porté au compte pour balancer la charge - crédit dans le compte du client.
	Si un montant supérieur au montant restant est remis, vous verrez la monnaie ainsi que la mention du dépôt appliqué avec le montant du dépôt porté au compte pour balancer la charge - crédit dans le compte du client.