Les achats permettent d'entrer les dépenses via des factures de fournisseurs.
Selon la méthode employée on peut soit:

Effectuer des achats de produits et mettre à jour l'inventaire.
Porter le montant total au compte du fournisseur (payables).
Payer le montant immédiatement et créer un chèque.

ATTENTION Toute facture jugée erronée par le système (date invalide, montants ou comptes incorrects) sera placée en attente dans la fermeture des achats et devra être corrigée avant de pouvoir être tranférée. Pour une facture payée immédiatement le chèque est annulé et la facture portée en attente.

Pour entrer un achat voici les étapes à suivre:

1) Choisir le fournisseur en entrant le code ou en cliquant la recherche pour le choisir.
2) Entrer le no. de facture et cliquer "ENTER" pour valider la facture. La validation vérifie le no. de facture pour ce fournisseur pour éviter les erreurs de répétition.
3) Vérifier la date et modifier là au besoin. Soyez prudent avec les dates dans le passé en tenant compte des taxes à réclamer et la date de votre dernier traitement de taxes.
4) Il existe deux méthodes pour les dépenses: Par défaut les achats sont présentés en mode simple.

- La majorité du temps la ventilation par compte de G/L est la méthode employée.
- Il suffit de choisir le compte de dépense et d'inscrire le montant total.
- Le mode détaillé (présenté ici) permet de spécifier l'achat de produit dans l'inventaire.

Les deux boutons à gauche du # COMPTE permettent d'insérer une ligne ou d'effacer une ligne.

Les taux de taxes choisis dans la section centrale affecte les nouvelles lignes de détails ajoutées.
Le bouton sur chaque ligne permet de détaxer le montant inscrit dans la case TOTAL.

Normalement le niveau de taxe choisi, calcule les taxes à réclamer automatiquement.
Il arrive parfois qu'une facture fournisseur comporte un calcul de taxe erroné et que l'on doit corriger notre facture pour refléter cette erreur.
Il suffit alors de corriger la case de taxe appropriée et cliquer sur la touche "ENTER" plusieures fois, (jusqu'au bout T.V.Q.) pour enregistrer la ligne.

ATTENTION: Si la ligne est modifiée à nouveau (compte, description ou montant), la ligne sera recalculée à nouveau et on perdra la modification des taxes apportée.

Il est possible d'enregistrer une facture future (IE on ne veut pas la reporter tout de suite) avec les données complètes. Ce genre de document est le plus souvent utilisé dans les chaines IMPORTATION pour enregistrer des réservations de conteneurs ou des frais de dédouannement ou encore des dépots futurs à faire au fournisseur avant le relâchement et l'expédition de la commande.

Une facture existante en mode PRÉ-ACHAT qui est chargée offira la possibilité de transformer la facture PRÉ-ACHAT en FACTURE ACHAT normale et de faire sa fermeture en 1 seul click.

MODE 1 Distribution par quantité: Ce mode distribue simplement les frais sur l'ensemble des items, donc dans cet exemple le montant de 130$ est divisé par la quantité totale de 600 items ce qui donne un montant de $0.22 qui sera ajouté au prix coutant de l'item dans l'inventaire. La ligne de frais devient bleue pour indiquer le mode choisi. En placant la souris sur le symbole à coté du prix unitaire, vous verrez le montant ajouté au coutant de base (1.26 + 0.22). En cliquant le symbole du mode la distribution est annulée et la ligne redevient blanche.
MODE 2 Distribution par valeur: Ce mode distribue les frais au prorata de la valeur des items, donc dans cet exemple le montant de 130$ est divisé selon le pourcentage de valeur du cout d'un item par rapport au autres ce qui donne un montant de $0.11 qui sera ajouté au prix coutant de cet item dans l'inventaire. La ligne de frais devient verte pour indiquer le mode choisi. En placant la souris sur le symbole à coté du prix unitaire, vous verrez le montant ajouté au coutant de base (1.26 + 0.11). Le deuxième item vaut plus cher alors il reçoit 0.77 En cliquant le symbole du mode la distribution est annulée et la ligne redevient blanche.
MODE 3 Distribution par poids: Ce mode distribue les frais au prorata du poids des items, donc dans cet exemple le montant de 130$ est divisé selon le pourcentage du poids d'un item par rapport au autres ce qui donne un montant de $0.09 qui sera ajouté au prix coutant de cet item dans l'inventaire. La ligne de frais devient fushia pour indiquer le mode choisi. En placant la souris sur le symbole à coté du prix unitaire, vous verrez le montant ajouté au coutant de base (1.26 + 0.09). Le deuxième item est 10 fois plus lourd alors il reçoit 0.87 En cliquant le symbole du mode la distribution est annulée et la ligne redevient blanche.

Il est maintenant possible d'appliquer frais divers sur le coutant de ces produits de façon rétroactive.
Situation: une ou des factures d'achat sont crées comme les deux exemples ici à droite. Certains frais peuvent être appliqués sur les factures comme dans les exemples. le coût est ajusté sur le champ.
Une facture de frais de courtage pour ces deux commandes arrive quelque temps après la fermeture des deux factures. En cliquant un des boutons ou on peut sélectionner des produits issus d'une référence de commande ou de facture d'achat. Les produits de la dernière référence (si il y a déjà eu d'autres factures de frais) sont chargés dans un tableau en dessous de celui de la ventilation de la dépense et toute distribution des frais via sont appliqués sur le produits selon le mode choisi. Tant que la distribution n'est pas choisie, le bouton permet d'annuler la sélection de distribution de frais. Le NOUVEAU COUT est recalculé avec un algorythme qui tient compte du calcul de coût moyen rétroactif au moment du premier calcul. En sauvegardant, le coût de ces produits sera ajusté.
La section (1) montre le coût historique lors de la création de la facture d'achat des produits. La section (2) montre le nouveau coût unitaire du produit. La section (3) montre le coût réel inventaire suite à la facture originale et le nouveau coût appliqué avec le calcul rétroactif. Si des items font référence à une facture de frais préalable, alors l'évolution des frais et du coût sera visualisé.
Cette facture sera affichée dans l'historique avec l'affichage des ajustements de prix. La section en jaune indique la distribution des frais sur les produits concernés.

Un bouton CHEQUE sera disponible et en le cliquant, un chèque pourra être préparé pour le fournisseur.
Lorsque le chèque est préparé le no. du chèque apparait dans le bouton CHEQUE ####.

L'Option Payable est une fonction avancée qui permet de porter le compte à payer à un autre fournisseur en laissant l'achat au fournisseur principal. Il suffit d'activer la fonction et de choisir dans la case à droite de l'option, le fournisseur qui doit recevoir le compte à payer.

Cette option est la plus souvent utilisée pour traiter un achat fait avec une carte de crédit de compagnie.
L'achat apparaît dans le rapport d'achat et dans l'historique du fournisseur normal, mais le compte à payer se trouve dans le fournisseur spécifié dans l'option payable (dans ce cas, la carte de crédit).

Pour mettre à jour le Registre des taux de change: Allez dans les PARAMETRES ADMINISTRATIFS vous trouverez la rubrique TAUX DE CHANGE.

Dans cette fonction vous pouvez mettre à jour automatiquement le tableau via la centrale mondiale du taux de change par internet. Le système ajoutera les lignes manquantes aux tableau. Vous pouvez manuellement mettre a jour les taux et valeurs ou effacer les lignes du tableau si désiré. Vous pouvez choisir un compte de dépense pour activer la fonction (INSCRIRE LE MONTANT DU TAUX DE CHANGE) par la recherche ou manuellement. Un compte débiteur est exigé. Une option de copie permet de copier le compte de la ligne 1 vers les autres lignes du tableau.

MODIFICATION DES LA PROCÉDURE D'ENTRÉE DE DONNÉES (MAI 2021) La procédure a été modifiée pour les lignes de données. La raison est que dans certains cas la confusion de certains champs dits "LIVE" qui mettent à jour les informations et les calculs. Cette confusion à cause de certines mises a jour des WEBKITS dans les fureteurs permettait la perte (assez frustrante) des infos et de la facture en cours. Pour remédier à cette éventualité, nous avons modifié la séquence des lignes et des déclencheurs de calcul. Pour un calcul normal on entre le montant et ENTER jusqu'au bout de la ligne comme dans la facturation des clients. Pour détaxer le montant on peut immédiatement après avoir entré le montant, cliquer le bouton de détaxage. Pour modifier les taxes on peut changer la TPS et la TVQ (le changement déclenche le calcul).

UTILISATION DES GABARITS DE FACTURES Il est possible de créer des gabarits (ou modèles de factures) qui seront utilisées à répétition. Pour créer un modèle il faut se placer en mode GABARIT en cliquant le bouton ACTIVER LE MODE GABARIT(encerclé en rouge). Ensuite vous pouvez créer votre modèle. Un numéro de facture (utilisé comme numéro de gabarit) est requis. Il n'est pas obligatoire de spécifier un fournisseur (si le gabarit est utilisé pour plusieurs fournisseurs). Vous n'êtes pas obligé d'inscrire des montants pour chacune des lignes. Un gabarit sert surtout à créer des factures avec une ventilation complexe qui requierent plus de temps à saisir de façon répétitive. Ces gabarits ne peuvent pas être comptabilisés. Une fois sauvegardéle gabarit est dans un banque de gabarit séparé des factures. Pour utiliser un gabarit et créer une facture, il faut simplement cliquer sur le bouton GABARIT(encerclé en bleu) et choisir un gabarit dans la recherche. Le modèle sera importé dans la facture.

IMPORTATION DE COMMANDE FOURNISSEUR Lorsque le mode IMPORTATION (importer une commande fournisseur reçue) est utilisé, les lignes de détails seront de couleur BLEU pour signaler que les quantités de l'item de cette ligne ne seront pas mis à jour lors de la sauvegarde. DÉCEMBRE 2022 Il est maintenant possible d'importer plusieurs commande d'achat d'un même fournissseur dans une seule facture. Les quantités ont déjà été mises à jour lors de la réception de la commande fournisseur. De plus le compte et le code de produit seront verrouillés.

REPRISE DE FACTURE EXISTANTE ET CHARGEMENT Le bouton fait apparaître la fenêtre de sélection pour les factures d'achats existantes. Selon le statut de la facture d'achat est sera en vert ou en rouge. Pour les factures comptablisées (rouge) il ne sera plus possible de les modifier. Pour les factures ouvertes (vert) elle pourront être chargées, modifiées et sauvegardées à nouveau.

En cliquant sur le bouton , une fenêtre de visionnement apparaît et contient le sommaire de la facture visée. Ceci permet un aperçu de la facture sans être obligé de la charger. Le même principe est appliqué lors de l'importation sauf qu'il s'agit de commandes fournisseur et le statut ouvert/fermé ne s'applique pas puisque seulement les items reçus (et non facturés) seront chargés dans la facture.