Manuel WEBMINO

Système Nouveautés Portail ADMINO+/WEBMINO Menu du compte ADMINO+ Menu de compagnie Recherches
Conseils et Techniques de Travail
Démarrage Comptable
Configuration Initiale Services Clients en ligne Système de Location Facturation et fermeture Ajouter de l'inventaire Enregistrer les pertes de stock Faire le suivi de vos client/représentants Préparer et expédier Options SERVICE+ Mini production d'assemblage Production manufacturière Lots de Production Chaines Import-Export
Options Administratives
Compte Abonnement Apparence Profils Usagers Compagnies Import-Export
Paramètres du Système
Informations Générales Menu Principal Apparence Profils Usagers Imprimantes Import-Export Outils Spéciaux Abonnement
Configurations

Paramètres Administratifs
Section Génénale
Paramètres de Compagnie Paramètres Financiers Comportement Opérationnel Gestion des Compteurs Options Spéciales de Vente Point de Vente États Financiers Entrepôts Vendeurs Projets Documents
Impression Terminale Courriels et Textos Babillard Taux de Change
Section Catégories
Cat. Inventaire Cat. Clients Cat. Fournisseurs Cat. Employés Routes Groupes de Tri Suivis de Vente Types de Service Suivis de Service Documents Formulaires de Service
Section Salaires
Gabarits Constantes Impôt Fédéral Impôt Provincial Surtaxe Fédérale Surtaxe Provinciale Dépot Direct Relevés XML
Outils Spéciaux
Maintenance des Fichiers Changements Spécifiques Outils de Paye Formulaires sur Mesure
Modules Spéciaux
Items Spécifiques en Lot Paramètres de Production Syncro Inventaire Syncro Clients
Gestion du Transport
Gestion des Routes Gestion des Camions Horaire des Camions Planification Console de Livraison
Paramètres des Services Clients
Paramètres Généraux Apparence Paiements Expéditions Page d'Accueil Page Promotions Page Service Page Termes Courriels Activation
Menu Grand-Livre
Écritures Charte de Comptes Conciliation Dépôts des Transits Taxes de Vente Remises Salariales Analyse et Vérification G/L Achives du G/L Budget Analyse de Liquidités Activités Journalières Analyse Rapide de Projet
Fermetures Périodiques
Année Fiscale Année Civile Variation Inventaire
États Financiers
Balance de Vérification Journal Général Grand-Livre Caisses Recettes Caisses Déboursés État des Résultats Bilan Analyse de Projet Analyse des Résultats
Menu Revenus
Facturation Comptes Clients Encaissements Point de Vente Point de Vente Compact Fermeture des Ventes Tiroir-Caisse Facturation de Comptoir Reçus Acompte États de Compte Analyse des C.A.R. Impression des Factures Ajustements Recevables Suivi des Factures Suivi des Factures Ouvertes Facturation Sélective Suivi des Commandes Suivi des Soumissions Console Expédition Chaines d'Exportation Consignations Suivi des Consignations Contrats de Facturation Facturations des Contrats Suivi des Contrats Suivi des Demandes de Pmt. Console de Location Recherche Rapide Ventes Facturation Mobile Clients Mobile
Rapports
Comptes à  Recevoir Ventes Commandes Publipostage Soumissions Statistiques Statistiques Comparatives Statistiques Composées Ventes Globales Publipostage Global
Menu Dépenses
Achats et Dépenses Fournisseurs Paiements Fermeture des Achats Employés Chèques Analyse de C.A.P. Ajustements Payables Échange de C.A.R.-C.A.P. Suivi des Chaines Chaines d'Importation Contrôle Horodateur Présences Supervision Horodateur
Traitement de la Paye
Prétraitement de Paye Traitement de Paye Dépôt Direct Annulation de Paye Transfert Horodateur
Rapports
Comptes à  Payer Achats Paye Relevés d'Emploi Formulaires T4-R1 Commissions Chèques
Menu Inventaire
Inventaire Commandes Vérification Inventaire Produits à Commander Changements Inventaire Prise Inventaire Traitement de Prise Inventaire Changements Promotionnels Créateur de Produit Suivi des Commandes Produits Requis Intras Succursales Réception des Intras Assemblage Analyse des Produits Vendus Analyse du Mouvement Inventaire Analyse des Lots IN-OUT Inventaire Recherche Rapide Inventaire
Rapports
Inventaire Commandes d'Achats Remplacement Inventaire Quantité Manquantes Composition des Ensembles
C.R.M./Service
Horodateur Évènements Évènements du Jour Évènements à  Surveiller Calendrier Suivi des Évènements Demandes de Service Bons de Travail Horaire de Service Suivi des Bons de Travail Feuille de Route Journalière Suivi des Visites Clients Routes des Clients Banque de Documents Gestion des Formulaires Remplir les Formulaires Tableau des Formulaires
Rapports
Service
Clinique/RDV
Tableau de Bord Rendez-Vous Horaire Mensuel Horaire Hebdomadaire Horaire du Jour Suivi des Traitements Calendrier 6 mois Paramètres des Opérations Salles de Traitement
Production
Suivi de Production Items de Production Spécifications Mise en Production Gestion des Méthodes Calendrier de Production Journée de Production Console de Production Variation de Coût de Production Suivi des Composantes Requises Variation de Coût de Composante Utilisation des Composantes
Rapports
Production


Démarrage de Compagnie

La préparation comptable et la configuration d'une nouvelle compagnie (nouvelle au sens du logiciel) sont d'une importance capitale pour une exploitation efficace du système pour votre entreprise. Certains paramètres comme les dates d’année fiscale doivent être spécifiées dès le départ sinon elles ne pourront plus être modifiées après le début des transactions comptables sans employer des outils spéciaux.

Les étapes suivantes devraient être au moins examinées afin de vous permettre les changements requis pour votre entreprise.
ÉTAPE-1 Nom et Logo de Compagnie: ajustez la configuration primaire de la compagnie avec les informations appropriées.
(compagnies) Si vous avez un logo de votre compagnie, vous pouvez le télécharger dans cette section. Suivez les instructions pour la taille et le type de fichier sur la page. Le format du nom de fichier est important pour sa retransmission par internet: le format 8.3 (XXXXXXXX.XXX) pour le nom du fichier ex: monlogo.gif évitez les nom de fichier trop longs.
Les dimensions du logo devraient idéalement se situer entre 160 et 360 pixels de largeur pour logo à l'écran, entre 200 et 600 pixels de largeur pour le logo du menu et entre 800 et 1080 pixels de largeur pour le logo imprimé.
Vous pouvez également spécifier le nom de la compagnie qui apparait au portail et le titre des pages (affiché dans l'entète du fureteur) quand vous travaillez dans la compagnie.
Vous pouvez spécifier le nombre de résultats de recherche selon la taille de votre écran. 20 par défaut (50 est un nombre populaire).
ÉTAPE-2 Charte des Comptes de Grand Livre: examinez la charte et ajoutez ou modifiez les comptes et/ou descriptions selon vos besoins.
(gestion de la charte de compte) Si vous avez déjà une charte de compte, vous pouvez modifier les comptes existants et ajouter les comptes manquants. pour les nouveau utilisateurs, si vous débutez la compagnie, évitez de d'ajouter un trop grand nombre de comptes (par exemple pour détailler les ventes) si vous en avez pas besoin. N'oubliez pas que les rapports de ventes et d'achats peuvent détailler les opérations sans engorger la mécanique du grand livre dans un détail inutile. Consultez votre comptable si vous avez des doutes sur le détail ou pour vous aider à configurer votre charte de compte.
ÉTAPE-3 Format des États Financiers: si vous avez ajouté des comptes, soit de résultats ou de bilan, vous devrez alors ajuster les états financiers car le système se sert du format d'état des résultats pour connaitre la façon de calculer le bénéfice net et la façon de traiter les comptes lors de la fermeture fiscale.

Dans le générateur, vous pouvez simplement enlever ou ajouter les comptes manquants en copiant les paramètres de la ligne voisine.

Plus tard, vous pourrez consultez l'aide pour tous les détails de fonctionnement du générateur et des états financiers. (gestion des états financiers) N'oubliez pas de sauvegarder vos changements.
ÉTAPE-4 Paramètres de Compagnie: dans cette section vous pouvez corriger le nom et les informations sur la compagnie incluant les numéros de taxe et d'employeur.
ÉTAPE-5 Paramètres Financiers: modifiez au besoin vos dates fiscales, les paliers, taux, et libellés des taxes de vente.

Indiquez les comptes de G/L pour les taxes si vous avez modifié cette section de la charte de compte.
ÉTAPE-6 Compteurs: incrivez les numéros de départ pour les différents documents. Ce sont les derniers numéros utilisés, le système prendra le numéro suivant à la prochaine facture, etc...
ÉTAPE-7 Catégories Inventaire: modifiez, ajoutez ou corrigez les catégories des produits.

Ces catégories servent à déterminer le comportment comptable des produits lorsqu'ils sont vendus ou achetés.

Corrigez les comptes de G/L si vous avez modifié ces sections de la charte de compte. Tous les comptes demandés doivent être remplis.

répétez pour les autres classements

Classements Clients
Classements Fournisseurs
Classements Employés
ÉTAPE-8 Paramètres de Paye: si vous utilisez le système de paye, vérifiez et corrigez au besoin les paramètres de paye.

Si vous avez des payes historiques à entrer dans le système (payes ayant été faites par un autre système pour lesquelles vous possédez le détail), vérifiez la section des gabarits de payes. Vous voudrez peut-être créer un gabarit manuel pour entrer les anciennes payes selon l'historique de chaque employé.
ÉTAPE-9 Comptes Clients, Fournisseurs et fiches Employés: ajoutez les fiches des clients et fournisseurs qui figurent dans vos comptes à recevoir et à payer actuels.

Créez les fiches employés pour ceux qui ont reçus des payes selon votre registre de paye actuel.
ÉTAPE-10 Initialisation des Auxiliaires: a moins d'une nouvelle compagnie, vous aurez sûrement besoin d'activer une historique pour vos auxiliaires.

Pour les comptes clients (comptes à recevoir) et les comptes fournisseurs (comptes à payer), il existe deux méthodes:

METHODE 1 (par ajustements): C'est la méthode la plus souvent employée. Elle consiste simplement à ajouter les factures dues aux comptes client et fournisseurs en passant par l'outil des ajustements. Puisque nous sommes en mode historique, il faut activer le mode SANS ÉCRITURE pour ne pas affecter le G/L. Le bouton de sauvegarde apparait après avoir entré un montant.
METHODE 2 (par facture et fermeture historique): Selon le nombre de transactions historiques à faire, vous pouvez aussi entrer les factures de ventes et d'achat. L'option de REPORT IMMÉDIAT doit être désactivé pour utiliser cette méthode (voir paramètres financiers dans le bas). Une fois vos factures sauvegardées vous effectuez la fermeture en activant l'option historique.

* le mode historique est une option disponible dans le système aussi longtemps que le journal général ne contient aucune transaction comptable. Ce mode historique ne crée aucune transaction au G/L et sert à inscrire les historique de départ (réconciliation des auxiliaires).

Une fois vos auxiliaires entrés, vérifiez les rapports de comptes à recevoir et à payer. Ils devraient balancer avec vos rapports de l'ancien système.
ÉTAPE-11 Initialisation du Registre de Salaires: encore une fois il existe deux méthodes: la première est plus rapide mais ne pourra pas fournir l'historique de paye de l'année entière pour la production des formmulaires T4 er R1. La seconde demande plus de travail mais permet de produire les relevés et de traiter les remises salariales normalement. C'est la méthode recommandée.

METHODE 1 (sans paye): il suffit d'aller dans chacune des fiches employés, de leur assigner un gabarit par défaut et de rafraichir les cummulatifs avec le bouton . Par la suite, vous entrez les gains et déductions cummulées dans les cases appropriées et sauvegardez. La prochaine paye ajoutera les sommes aux cummulatifs (visibles sur les chèques de paye) et ainsi de suite. Notez que cette méthode n'active pas le journal de paye et qu'aucune paye historique ne peut être consultée. Les formulaires de fin d'année devront êtres remplis manuellement en effectuant la somme du rapport de l'ancien système de et de ce système.

METHODE 2 (paye historique): vous devrez entrer un prétraitement de paye pour chaque employé.

Ensuite vous devrez effectuer le traitement historique de la paye. Vous devrez répéter cette étape pour chaque mois de paye. Par la suite vous voudrez vérifier le rapport de paye contre celui de l'ancien système.


** Si vos remises salariales sont faites pour la dérnière période de paye et/ou que vous n'avez pas besoin de rapports mensuels précédant les nouvelles payes (faites avec ce système) alors un racourcci est possible. Il suffit d'entrer une seule paye par employé qui contient la somme des montants à date du registre de paye. De cette façon le registre est initialisé correctement, mais le détail des anciennes payes se trouve groupé dans une seule paye. Les formulaires de fin d'année pourront s'imprimer correctement et l'historique de paye contiendra une seule paye.
ÉTAPE-12 Initialisation Comptable du G/L: une fois les auxiliaires balancés et les configurations terminées, il est temps d'ajouter l'écriture de départ pour initialiser les soldes du grand-livre.

Cette écriture se fait à l'aide de la balance de vérification de votre ancien système (ou celle fournie par le comptable avec les rapports auxiliaires).
Vous êtes maintenant prêts à utiliser le système pour vos opérations courantes. Vous devrez toutefois compléter votre inventaire avant de commencer la facturation.